Employment Type
Full-time
الجهة التابع لها

مدير المكاتب الأمامية

Job Location
Aswan Western Agricultural Road, مدينة أسوان الجديدة, 1252031, مصر
Date posted
29 أكتوبر، 2025
PDF Export
Export as PDF
Position title
مساعد مدير المكتب الأمامي
Description

تحت التوجيه العام لمدير المكاتب الأمامية وفي حدود سياسات وإجراءات المنتجع المحلية والمقررة، يتولى الإشراف وتوجيه كافة جوانب عمليات المكاتب الأمامية لتحقيق أعلى مستوى ممكن من رضا الضيوف.

Responsibilities
  • يعاون مدير المكاتب الأمامية في توجيه والإشراف على أنشطة أقسام علاقات الضيوف، والاستقبال، والسائقين، وعمال الشاطئ والمسبح، وخدمات حاملي الحقائب.
  • يحافظ على علاقات طيبة بين الإدارة والضيوف من خلال القيام بأنشطة مثل:
    - استقبال الضيوف في البهو وتقديم المعلومات المتعلقة بخدمات ومرافق المنتجع، ومعالم الجذب والترفيه.
    - حل المشكلات الناشئة عن شكاوى الضيوف وتلبية طلباتهم أو استفساراتهم بسرعة وكفاءة.
    - اعتماد صرف طلبات الضيافة والمزايا المجانية لكبار الشخصيات وفقاً للسياسة المتبعة.
    - استلام مقتنيات الضيوف الثمينة لحفظها عند الضرورة.
    - مرافقة كبار الشخصيات إلى غرفهم.
    - الاهتمام بتسكين ونقل الضيوف الزائدين عن السعة في حالات الإشغال الكامل.
  • يعد ويدقق أياً مما يلي عند تكليفه بذلك:
    - تقرير التباين اليومي.
    - تقرير مخاطر الائتمان اليومي.
    - التقرير الشهري للتوزيع الجغرافي ومصادر العمل.
    - تقرير التفتيش الليلي عند العمل في النوبة الليلية.
    أي تقارير متعلقة بالحجوزات (توقعات الحجز، معدل تحقيق حجوزات وكلاء السفر... إلخ).
  • يفحص الغرف المخصصة لكبار الشخصيات ويبلغ قسمي الإشراف الداخلي والأغذية والمشروبات بالإصلاحات المطلوبة، أو التنظيف، أو سلال الفاكهة، وما إلى ذلك.
  • يتفقد البهو ومناطق الضيوف الأخرى، بما في ذلك مواقف السيارات ومقسم الهاتف، ويبلغ الأقسام المعنية بالنتائج.
  • يقيم المظهر والكفاءة لخدمات حاملي الحقائب، والاستقبال، وعلاقات الضيوف، ويرفع النتائج إلى مدير المكاتب الأمامية.
  • يعتمد تغييرات الأسعار والغرف، والمبالغ المدفوعة، والخصومات، والسلف النقدية، وقبول الشيكات، وصرف مخصصات طواقم الطيران، وما إلى ذلك، بناءً على الإجراءات المقررة، وسياسات الائتمان، والمبلغ، وهوية الضيوف أو الأشخاص المعنيين.
  • يشرف (من خلال الرقابة) على تسليم وإعادة المفاتيح من وإلى المنافذ والمكاتب، ويوقع في سجل المتابعة.
  • يساعد في الإشراف على أنشطة الاستقبال، وعلاقات الضيوف، والسائقين، وعمال الشاطئ/المسبح، ورئيس حاملي الحقائب.
  • ينسق مع الأمن في التحقيق في المخالفات والضيوف غير المرغوب فيهم؛ وينسق مع قسم الإشراف الداخلي في فحص حالات التباين.
  • يتولى المراسلات المتعلقة بالاستفسارات، والحجوزات ذات الترتيبات الخاصة، والشكاوى، وما إلى ذلك؛ ويعد المذكرات المتعلقة بالإجراءات التأديبية، والتعليمات، والإعلانات، وما إلى ذلك، ويرفعها إلى مدير إدارة الغرف للموافقة عليها.
  • يتولى كافة مهام الحجز (استلام فاكسات/رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالحجز، وإدخال الحجوزات في نظام الكمبيوتر، ومتابعة مدفوعات وكلاء السفر مع مكتب المبيعات في القاهرة... إلخ).
  • يحضر الدورات التدريبية كلما طُلب منه ذلك.
  • يؤدي أي مهام أخرى قد يتم تكليفه بها.
التواصل والعلاقات مع الآخرين
  • يرفع تقاريره مباشرة إلى مدير المكاتب الأمامية ويتواصل معه بشأن كافة الأمور الجوهرية التي تؤثر على رضا الضيوف.
  • يقدم المساعدة والتوجيه الوظيفي لجميع موظفي المكاتب الأمامية.
  • يتفاعل مع الضيوف وكذلك الأفراد من خارج المنتجع، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، ممثلي قطاع السياحة، وممثلي الملاك، وممثلي السلطات الحكومية، والمنافسين، وغيرهم من أفراد المجتمع المحلي.