Employment Type
Full-time
Job Location
Aswan Western Agricultural Road, مدينة أسوان الجديدة, 1252031, مصر
Date posted
29 أكتوبر، 2025
PDF Export
Export as PDF
Position title
مدير مكتب الاستقبال
Description

يُشرف مباشرةً على جميع موظفي المكاتب الأمامية ويضمن إتمام كافة واجبات المكتب الأمامي بشكل صحيح. كما يتولى توجيه وتنسيق أنشطة مكتب الاستقبال، والحجوزات، وخدمات الضيوف، وخدمة النخب (البتلر)، ومناطق الهاتف. ويقوم بإعداد التقارير الشهرية والميزانية الخاصة بقسم المكتب الأمامي.

Responsibilities
  • تدريب جميع موظفي المكاتب الأمامية، والتدريب المتبادل، وإعادة تدريبهم.
  • المشاركة في اختيار موظفي المكاتب الأمامية.
  • إعداد جداول عمل موظفي المكاتب الأمامية.
  • الإشراف على حجم العمل خلال الورديات.
  • تقييم الأداء الوظيفي لكل موظف في المكتب الأمامي.
  • الحفاظ على علاقات عمل جيدة والتواصل مع كافة الأقسام.
  • الحفاظ على التحكم في المفاتيح الرئيسية (Master Keys).
  • التحقق من الحفاظ على دقة معلومات حالة الغرف وإيصالها بشكل صحيح.
  • حل مشكلات الضيوف بسرعة وكفاءة ولباقة.
  • تحديث معلومات المجموعات، والحفاظ على متطلبات المجموعات ومراقبتها وإعدادها، ونقل المعلومات إلى الموظفين المختصين.
  • مراجعة وإتمام تقرير الحد الائتماني.
  • العمل ضمن الميزانية المخصصة للمكتب الأمامي.
  • تلقي المعلومات من مدير الوردية السابقة ونقل التفاصيل ذات الصلة إلى المدير القادم.
  • مراجعة عهدة موظفي الصندوق عند الاستلام والتسليم، والتحقق من الأرصدة النقدية والإيداعات في نهاية كل وردية.
  • تطبيق كافة سياسات التعامل النقدي، وصرف الشيكات، والائتمان.
  • عقد اجتماعات دورية منتظمة لموظفي المكاتب الأمامية.
  • الالتزام بارتداء الزي الرسمي المناسب دائمًا، وإلزام جميع موظفي المكاتب الأمامية بارتدائه في جميع الأوقات.
  • الحفاظ على التزام المنتجع بتقديم أعلى معايير الضيافة.
  • إعداد تقارير الأداء المتعلقة بالمكتب الأمامي.
  • زيادة إيرادات الغرف ونسبة الإشغال من خلال مراجعة الحالة يوميًا، وتحليل تباين الأسعار، ومراقبة تقرير الائتمان، والمتابعة الدقيقة لإحصاءات النزلاء اليومية، ومراقبة حالة المبيعات اليومية (مثل التقارير السريعة والخصومات وغيرها).
  • مراقبة الضيوف ذوي الأرصدة المرتفعة واتخاذ الإجراء المناسب.
  • ضمان تنفيذ كافة سياسات الفندق وقواعده الداخلية.
  • تشغيل كافة جوانب نظام الكمبيوتر الخاص بالمكتب الأمامي، بما في ذلك صيانة البرامج، وإصدار التقارير وتحليلها، وإجراء تغييرات بسيطة في الإعدادات.
  • إعداد توقعات الإيرادات ونسبة الإشغال.
  • ضمان تسجيل وتسليم جميع الرسائل والطرود والبريد في الوقت المحدد وباحترافية.
  • ضمان أن يكون الموظفون في جميع الأوقات منتبهين وودودين ومتعاونين ولبقين مع جميع الضيوف والمديرين وزملائهم الموظفين.
  • متابعة جميع كبار الشخصيات (V.I.P) والضيوف المميزين وطلباتهم.
  • الحفاظ على المستويات المطلوبة من مخزون لوازم المكتب الأمامي والأدوات المكتبية.
  • مراجعة تقارير العمل والأنشطة اليومية للمكتب الأمامي التي يصدرها قسم التدقيق الليلي.
  • مراجعة سجل أحداث المكتب الأمامي ونماذج ملاحظات الضيوف بشكل يومي.
  • الحفاظ على نظام أرشيف منظم وشامل يحتوي على وثائق المشتريات، والقسائم، والجداول الزمنية، والتوقعات، والتقارير، وسجلات التتبع.
  • أداء أي مهام أخرى تطلبها الإدارة.